Serienbrief mit Thunderbird und Mail Merge

Als Lehrer ist es oft nötig, diverse Mails an alle Eltern einer Klasse oder an alle Schüler zu schicken. Oft unterschieden sich dort nur wenige Informationen, bspw. die Anrede, ein Geldbetrag für die Klassenreise, eine Terminabsprache oder Feedback zu Projekten. Diese Serienmails lassen sich sehr komfortabel mit Mail Merge und CSV-Tabelle verwalten.

Vorbereitungen

Damit Mail Merge Sinn macht, sollte das ohnehin gute E-Mailprogramm Thunderbird installiert werden. Kontakte, im Netz gelagerte Kalender und kostenlose Kontoverwaltung (unbegrenzt!) sind nur einige der vielen, vielen Vorteile. Zudem läuft die Software unter allen Betriebssystemen. Nachdem die Konten angeknüpft sind (Infos dazu auf der Seite oder zu Hauf im Netz) wird über das integrierte Addon-System das Addon Mail Merge installiert. Fertig!

Daten

Zur Logik von Mail Merge: Das Programm nimmt aus einem Datenbestand Elemente und tauscht diese gegen Platzhalter in einer vorbereiteten E-Mail aus. Die Daten können dabei unterschiedliche Formate haben. Ich nutze immer das CSV-Format. Dieses findet sich bei allen gängigen Online- und Offlinediensten, die irgendetwas mit Office und Co. zu tun haben. Hier werden Spaltenüberschriften gewählt (Name, EMail, indiText etc.) und die Infos hineingeschrieben. Jede Zeile bildet einen neuen Datensatz, später also eine neue E-Mail. Bei den Namen der Spalten eindeutig, aber kurz bleiben. Diese müssen später in die Mail geschrieben werden! Tipp: Ohne Sonderzeichen spart man sich Ärger!

E-Mailvorlage

Sind die Daten komplett, geht es an die Mail. Hier einfach eine neue E-Mail schreiben und entsprechen der Mail Merge-Syntax Platzhalter einfügen. So wird bspw. die E-Mailadresse im Feld “Empfänger” als Platzhalter eingetragen: <Email> Der Name muss dabei dem Spaltennamen in der CSV-Tabelle gleichen. Nun noch die Mail schreiben, Platzhalter für Adresse, Namen, individuellen Text etc. einfügen und fertig.

Senden? Fast!

Nachdem alles vorbereitet ist muss in der E-Mailvorlage unter “Datei -> Mail Merge” die Tabelle ausgewählt werden. Hier empfehle ich nicht direkt zu senden, sondern unter “Versandmodus -> Später senden” auswählen. Dann landen alle potentiellen Mails im lokalen Postausgang. Achtung! Hier verzettelt sich der ein oder andere, da die Mails nicht unter Entwurf o.ä. abgelegt werden. Im lokalen Ausgang sollten dann alle Mails entsprechend der Tabelle auftauchen und können Stichprobenartig vor dem senden kontrolliert werden. Ist ein Fehler aufgetreten, einfach alle Mails löschen und die E-Mailvorlage anpassen. Tipp: Ich habe eine E-Mail als Vorlage gespeichert, die ich nur noch ändern muss. Ist alles korrekt, sollen die Mails verschickt werden. Dazu ein Rechtsklick auf den lokalen Postausgang und alle Mails senden. Fertig!

Fazit

Die Verwaltung von vielen Schülern, Eltern und Lehrern über CSV-Tabelle und Mail Merge spart enorm viel Zeit, da nur eine E-Mail vorbereitet werden muss. Alle individuellen Infos landen in der Tabelle, dann sind es nur noch fünf Klicks bis zum Versand. Ich nutze diesen Workflow sehr oft, um Projektfeedback zu geben. Bzgl. Datenschutz: Es ist wichtig, wo die CSV-Tabelle liegt und von welchen Mailaccounts Daten verschickt werden. Hier muss die Datenschutzbestimmung der Schule/des Bundeslandes gescheckt werden. Passt alles, kann sehr viel Zeit gespart werden!

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